Planerar ni en konferensresa till Steam Hotel i Västerås?
Boka hotellrum och konferenslokal tre till sex månader i förväg, samla in deltagarantal och specialkost tidigt – och lös transporten som en del av programmet, inte som en efterhandsfråga. Nedan går vi igenom hela planeringen steg för steg.
Steam Hotel har på kort tid blivit en av Sveriges mest populära destinationer för konferenser, kickoffer och företagsevent. Hotellet ligger i ett ombyggt ångkraftverk på Ångkraftsvägen 14 i Västerås, med 227 rum fördelade på 18 våningar och konferenslokaler för upp till omkring 450 personer. Kombinationen av hotell, flera restauranger, spa och aktiviteter under samma tak gör att många företag väljer att förlägga hela konferensen här – och slipper flytta gruppen mellan olika adresser under dagen.
Men för att konferensen ska bli lyckad krävs mer än att bara boka hotellrum. Här är vår checklista för allt ni bör tänka på när ni planerar en konferens på Steam Hotel.
Steam Hotel i korthet
- Adress
- Ångkraftsvägen 14, Västerås
- Hotellrum
- 227 rum på 18 våningar
- Konferens
- Lokaler för upp till omkring 450 personer
- Mat och dryck
- Flera restauranger, bland annat Chamberlin, Di Sopra och Locavore på översta våningen
- Spa och aktiviteter
- Voltage Lounge Pool Club på cirka 1 000 kvm, actionbad, gaming, biograf och karaoke
- Restid med buss
- Cirka 1 tim 15 min från Stockholm, 1 tim 30 min från Uppsala och Örebro
1. Bestäm syftet med konferensen
Innan ni börjar boka hotell och transporter bör ni fundera över varför ni genomför konferensen. Syftet styr nästan alla beslut som följer: hur många dagar ni behöver, vilken typ av lokal som passar, hur mycket tid som ska gå till arbete respektive social samvaro – och i vilken ordning programmet bör läggas.
Vanliga syften är:
- Kickoff för hela företaget
- Strategidagar för ledningsgruppen
- Teambuilding och kulturarbete
- Säljmöte eller kvartalsavstämning
- Kundevent
- Utbildning och kompetensutveckling
En kickoff för 150 personer och en strategidag för åtta personer ställer helt olika krav. Skriv ner syftet i en mening och stäm av varje bokning mot den meningen. När syftet är tydligt blir resten av planeringen betydligt enklare.
2. Boka hotellrum i god tid
Steam Hotel är ett populärt konferenshotell och är ofta fullbokat, särskilt under:
- Vår- och höstsäsong, när flest företag lägger sina konferenser
- Torsdagar och fredagar
- Perioder med stora event och mässor i Västerås
Fundera igenom rumsbehovet innan ni skickar förfrågan:
- Enkelrum eller dubbelrum – och vem som delar med vem
- Hur många deltagare som faktiskt behöver övernattning
- Särskilda önskemål, till exempel tillgänglighetsanpassade rum
- Tidig incheckning eller sen utcheckning, beroende på när bussen anländer och avgår
Ju tidigare ni bokar, desto större chans att få rätt rumstyp och ett bättre pris. En tumregel är att boka tre till sex månader före avresa för en större grupp, och tidigare än så om konferensen ligger i maj, september eller oktober.
3. Säkerställ att konferenslokalen passar gruppen
En vanlig miss är att boka lokal efter antal personer istället för efter behov. En lokal som rymmer 60 personer i biosittning rymmer inte 60 personer i grupparbete runt bord.
Fundera på:
- Ska gruppen arbeta i mindre grupper – och behövs då grupprum vid sidan av huvudlokalen?
- Behövs scen eller talarstol?
- Ska det finnas projektor eller storbildsskärm, och vem tar med adapter?
- Behövs videokonferensutrustning för deltagare som inte kan resa?
- Krävs särskilt ljudsystem, mikrofoner eller myggor för talare?
- Hur ska stolarna stå – biosittning, skolsittning, U-form eller öar?
Stäm också av dagsljus, ventilation och möjligheten att sätta upp material på väggarna. En väl anpassad lokal påverkar hela konferensupplevelsen, och det är svårt att rädda en dålig lokal med ett bra program.
Vet ni redan datum och ungefärligt antal resenärer? Då kan vi lämna ett fast pris på bussresan direkt.
Begär offert4. Bussresan är en del av konferensen
Många lägger stor energi på hotellet men för lite på resan dit. Resan är ofta deltagarnas första intryck av konferensen, och den avgör hur gruppen mår när ni väl kliver in i lokalen. Kommer alla samlade och utvilade, eller droppar de in en och en efter att ha letat parkering?
En gemensam bussresa ger flera fördelar.
Alla anländer samtidigt
Med en gemensam avgång slipper ni det klassiska glappet där halva gruppen sitter och väntar. Ingen behöver leta parkering, köra bil, hålla koll på tågtider eller organisera samåkning – och programmet kan starta på utsatt tid.
Bättre gemenskap
Restiden är värdefull tid. Många företag använder resan för att starta konferensen redan på vägen: hälsa deltagarna välkomna, gå igenom programmet, köra en kort incheckningsövning eller helt enkelt låta kollegor från olika kontor prata med varandra. Med en konferensbuss kan gruppen dessutom sitta i mindre arbetsgrupper under resan.
Hållbarare alternativ
En fullsatt turistbuss ersätter ungefär 15–20 personbilar och minskar utsläppen per resenär rejält. För företag som redovisar sina resor i hållbarhetsrapporten är gemensam buss ofta det enkla valet – och något ni kan berätta om för deltagarna.
Mindre administration
I stället för att hantera reseräkningar, milersättning och parkeringskvitton från 40 personer får ni en faktura. Vi på Axelssons Buss lämnar alltid ett fast pris i offerten, där både chaufför och drivmedel ingår. Läs mer om hur det fungerar att hyra buss med chaufför.
5. Hur många deltagare kommer?
En korrekt deltagarlista är avgörande – för hotellet, för restaurangen och för oss som ska välja busstorlek. Säkerställ att ni vet:
- Antal personer, uppdelat på vilka som övernattar och vilka som bara deltar på dagen
- Allergier och specialkost
- Behov av tillgänglighetsanpassning, både på hotellet och ombord på bussen
- Eventuella gäster, föreläsare eller kunder som ansluter separat
- Vilka som stiger på var, om ni har flera påstigningsplatser
Sätt ett tydligt sista anmälningsdatum och kommunicera det. Vår erfarenhet är att deltagarlistan förändras ända in i sista veckan – ju tidigare ni har ett stabilt antal, desto enklare blir både gruppresan och hotellbokningen.
6. Planera måltiderna
Mat och dryck är ofta det deltagarna minns bäst, och måltiderna är också det som styr tidsschemat hårdast. Planera för hela dagen:
Frukost
Om deltagarna reser tidigt kan det behövas frukost på vägen. Vi kan lägga in ett stopp längs sträckan, eller så ordnar ni frukostpåsar som delas ut vid påstigning – det senare sparar ofta 30 minuter.
Förmiddagsfika
Viktigt för energinivån och för de informella samtalen. Lägg den efter första passet, inte innan.
Lunch
Behöver vanligtvis bokas i förväg med antal och specialkost. Räkna med att en sittande lunch tar längre tid än en buffé.
Middag
Steam Hotel har flera restauranger, bland annat Chamberlin, Di Sopra och Locavore på översta våningen. Många företag väljer:
- Trerätters middag
- Buffé
- Mingel med tilltugg
- Temakväll eller dinner club
Specialkost
Glöm inte att samla in glutenfritt, laktosfritt, vegetariskt, veganskt och allergier i samma formulär som anmälan – inte i efterhand. Skicka listan till hotellet i god tid och ta med en kopia på resan.
7. Lägg in aktiviteter
Steam Hotel erbjuder flera populära aktiviteter, vilket är en stor del av varför konferensgrupper väljer hotellet. Exempel:
- Voltage Lounge Pool Club – spa och pool på cirka 1 000 kvadratmeter
- Actionbadet med rutschkanor
- Shuffleboard, biljard och pingis
- Gaming Suite, biograf och karaokerum
- Quiz, vinprovning och cocktailkurs
- Teambuildingaktiviteter och föreläsningar
En bra balans mellan arbete och aktiviteter brukar ge bäst resultat. Räkna med att aktiviteter som ska bokas – spabehandlingar, vinprovning, guidade upplevelser – behöver bokas lika tidigt som lokalen. Lägg också in luft i schemat: deltagare som får en timme för sig själva kommer tillbaka mer närvarande.
8. Skapa ett tydligt schema
Skicka gärna ut ett program till deltagarna innan avresa, med påstigningsplats, avgångstid och vad de ska ta med sig. Ett tydligt schema minskar antalet frågor till er som arrangörer dramatiskt.
Exempel på upplägg:
| Tid | Moment |
|---|---|
| 08:00 | Avresa med buss från kontoret |
| 09:30 | Ankomst Steam Hotel, incheckning av bagage |
| 10:00 | Konferens, pass 1 |
| 12:00 | Lunch |
| 13:00 | Workshop i mindre grupper |
| 16:00 | Incheckning på rum |
| 17:00 | Spa och aktiviteter |
| 19:00 | Middag |
Skicka ert program till oss så snart det börjar bli spikat. Vi lägger körschemat efter era tider, inte tvärtom. Blir dagen längre än en chaufför får köra enligt EU:s kör- och vilotider löser vi det på ett smidigt sätt.
Checklista för konferens på Steam Hotel
- Boka hotellrum
- Boka konferenslokal och eventuella grupprum
- Planera transport tur och retur
- Säkerställ deltagarantal och sista anmälningsdag
- Samla in specialkost och allergier
- Boka måltider
- Boka aktiviteter
- Skapa program och skicka ut i förväg
- Informera deltagarna om påstigningsplats och tider
- Utse en kontaktperson som chauffören och hotellet kan nå på resdagen
Bussar för alla konferensgrupper
Vilken buss ni behöver styrs av gruppens storlek, resans längd och vad ni vill göra ombord. Vi på Axelssons Buss och systerbolaget Ellénius Buss har bussar i alla storlekar – från mindre bussar för ledningsgruppen till dubbeldäckare för hela företaget.
Mindre buss
Ledningsgrupp, avdelning och styrelsedagar.
Bekväm, modern och prisvärd – ofta ett bättre alternativ än flera taxibilar.
Turistbuss
Den vanligaste konferensgruppen.
Toalett, WiFi, skärmar och gott om benutrymme.
Dubbeldäckare
Kickoff, hela företaget och större event.
Toppmodern buss med samma utrustning som turistbussen.
Konferensbuss
Grupper som vill arbeta under resan.
Inredd så att gruppen kan sitta och arbeta i mindre konstellationer.
Är ni fler än 80 personer sätter vi in flera bussar med samordnad avgång, så att hela gruppen ändå anländer samtidigt. Se hela fordonsparken under våra bussar.
Så bokar ni bussresan till Steam Hotel
Skicka en förfrågan
Ange datum, påstigningsplats, ungefärligt antal resenärer och om ni vill ha buss i båda riktningarna.
Få ett fast pris
Vi återkommer med offert och förslag på busstorlek. Chaufför och drivmedel ingår alltid.
Bekräfta och luta er tillbaka
Vi hör av oss inför avresan och chauffören står på plats 15 minuter före utsatt tid.
Vi utgår från Västerås, Örebro och Stockholm och kör konferensgrupper i hela Mälardalen och övriga Sverige. Behöver ni hämta gäster eller föreläsare på flygplatsen löser vi det med airport transfer. Ska ni kombinera konferensen med en mässa eller ett större arrangemang hittar ni mer under kongress och event, och för resor med hela personalstyrkan finns grupper och företag.
Behöver ni transport till Steam Hotel?
Vi på Axelssons Buss och Ellénius Buss hjälper företag i Stockholm, Mälardalen och övriga Sverige med bekväma konferensresor till Steam Hotel i Västerås.
- Moderna turistbussar, dubbeldäckare och konferensbussar
- WiFi och toalett ombord
- Punktliga avgångar och erfarna chaufförer
- Transport för små och stora grupper
- Fast pris där chaufför och drivmedel ingår
- Certifierade enligt ISO 9001, 14001, 39001 och 45001
Oavsett om ni är 20 eller 200 deltagare hjälper vi er att skapa en smidig och professionell start på konferensen. Utgår ni från Stockholm eller Arlanda hjälper systerbolaget Ellénius Buss er lika gärna.
Vanliga frågor om bussresa till Steam Hotel
Hur lång tid tar bussresan till Steam Hotel?
Från centrala Stockholm tar resan normalt cirka 1 timme och 15 minuter, från Uppsala runt 1 timme och 30 minuter och från Örebro drygt 1 timme och 30 minuter. Vi räknar alltid med marginal för påstigning och trafik när vi föreslår avgångstid, så att ni är på plats till konferensstart.
Vad kostar det att hyra buss till Steam Hotel?
Priset beror på sträcka, antal timmar, gruppens storlek och vilken busstyp ni väljer. Vi lämnar alltid ett fast pris i offerten där chaufför och drivmedel ingår, så att ni vet exakt vad resan kostar. Skicka en förfrågan med datum och antal resenärer så återkommer vi snabbt.
Hur långt i förväg bör vi boka bussen?
Boka gärna samtidigt som ni bokar hotellet, alltså tre till sex månader före avresa. Under högsäsong bokas bussar tidigt. Hör ändå av er även med kort varsel – vi gör alltid vad vi kan för att lösa er resa.
Kan bussen hämta på flera platser?
Ja. Många företag har flera kontor och behöver samla upp deltagare på vägen. Vi lägger in extra påstigningsplatser i körschemat och ser till att tiderna håller. Meddela adresserna i samband med bokningen, så räknar vi in dem i offerten.
Kan bussen stanna kvar under konferensen?
Ja, både väntetid på plats och avrop för transporter under vistelsen går att boka. Det är vanligt vid tvådagarskonferenser där gruppen ska till en aktivitet utanför hotellet. Vill ni lägga in en omväg eller ett stopp som inte fanns i den ursprungliga offerten tillkommer en kilometerkostnad.
Hur sent kan bussen köra hem oss efter middagen?
Våra chaufförer följer EU:s kör- och vilotider, vilket sätter en gräns för hur lång arbetsdagen får bli. Berätta redan i förfrågan om ni vill åka hem sent på kvällen, så planerar vi bemanningen efter det – ibland med chaufförsbyte.
Behöver vi betala för chaufförens övernattning?
Oftast inte. Ligger anläggningen inom några timmars resa kör chauffören hem efter avlämning och kommer tillbaka när ni ska hem – då tillkommer ingen logi. Det är först när bussen ska stå kvar på plats över natten som chauffören behöver övernatta, och då bokas och bekostas hotellrummet av er enligt våra resevillkor. Kostnaden framgår alltid av offerten. Fler svar av den här typen finns bland våra vanliga frågor och svar.
Finns WiFi och toalett ombord?
Ja, våra turistbussar och dubbeldäckare har toalett, WiFi, skärmar och gott om benutrymme. På mindre bussar varierar utrustningen – berätta vad ni behöver ombord, så väljer vi rätt fordon.
Kan vi ta med bagage, mässmaterial och utrustning?
Ja. Turistbussar och dubbeldäckare har rymliga bagageutrymmen som klarar både resväskor för en tvådagarskonferens och rollups, mässmaterial eller teknik. Berätta ungefär hur mycket ni har med er, så tar vi höjd för det.
Vad händer om antalet deltagare ändras?
Hör av er så snart ni vet. Mindre justeringar hanterar vi enkelt, och behöver vi byta till en större eller mindre buss löser vi det så länge det finns tillgång. Det är en anledning till att sätta sista anmälningsdag i god tid före avresa.
Är ni försäkrade och certifierade?
Ja. Axelssons Buss har kört människor tryggt sedan 1946 och är certifierade enligt ISO 9001, 14001, 39001 och 45001. Läs mer under certifikat och policy.
Fler anläggningar vi kör konferensgrupper till
Steam Hotel är en av många anläggningar vi kör konferensgrupper till varje år. Här är fler populära konferens- och spadestinationer med restid och kapacitet i korthet – egna guider till dem publiceras löpande.
